Tout le monde connaît le mot protocole. Les employés de bureau l'entendent régulièrement lors des réunions, les policiers l'utilisent dans leurs activités professionnelles et les chefs d'État et les diplomates sont contraints de respecter les règles qui leur sont dictées. Qu'est-ce qu'un protocole? Nous le découvrirons ci-dessous.
La signification du concept de protocole
Comme un nombre considérable d'autres termes, ce mot a plusieurs significations. Tout dépend du domaine d'activité dans lequel le concept souhaité est appliqué. Ainsi, nous considérerons les situations les plus courantes lorsqu'il est habituel de parler d'un protocole.
Si nous parlons de l'environnement des affaires, le protocole est un document décrivant l'événement (réunion, réunion, conseil d'administration, etc.).
Nous avons déjà évoqué plus haut la police, qui rédige aussi souvent un document similaire. Dans ce cas, le fait d'un crime ou d'une infraction est implicite.
Au format international, un protocole est un ensemble de règles qui doivent être suivies lors des réunions officielles entre les représentants du gouvernement et les représentants diplomatiques. Par exemple, il y a un protocole de rencontres entre les chefs d'État ou une visite au président.
Cependant, dans cet article, nous nous concentrerons sur le concept de protocoles métier.
Minutes de réunion
Les réunions d'affaires font partie intégrante de tous les processus dans un environnement commercial. Ils peuvent passer officiellement, en tenant compte de l'heure prévue et uniquement dans l'immeuble de bureaux. Les dates d'affaires informelles sont également très populaires. Dans le second cas, vous pouvez vous passer de la confirmation du protocole de la conversation. Si la réunion est officielle, elle doit se faire par écrit conformément à toutes les règles.
Le protocole est conservé par un secrétaire ou une autre personne disposant d'une telle autorité. Afin de suivre la conversation, essayez de trouver une liste approximative des questions qui seront discutées lors de la réunion. La présence d'un enregistreur vocal ne sera pas superflue pour ne pas rater les détails, car le protocole est une description très détaillée d'un événement professionnel.
Les noms des personnes présentes et absentes doivent être enregistrés. Pour vous-même, vous pouvez prendre des notes concernant l'emplacement de tous ceux qui sont venus à la réunion, afin que la paternité de certains mots puisse être indiquée sans erreur.
Au début de chaque réunion, l'ordre d'examen des questions est déterminé, assurez-vous de l'écrire mot pour mot.
Si la réunion a eu un vote, indiquez ses résultats (combien de personnes ont voté pour et combien ont voté contre). Dans le cas où un petit nombre de personnes étaient présentes à la réunion, vous avez également la possibilité de noter les noms et prénoms de tous les électeurs.
Ne remettez pas l'exécution du protocole dans une longue boîte, car pendant ce temps, vous pouvez oublier les détails de la réunion.
Protocole de négociation
Les négociations diffèrent d'une réunion d'affaires ordinaire en ce sens qu'elles discutent généralement d'une ou deux questions qui jouent un grand rôle pour les deux parties. Dans ce cas, le protocole est l'occasion de fixer toutes les nuances de la conversation et les exigences des parties. Le problème qui n'est pas toujours pris en compte est résolu immédiatement après les premières négociations, de sorte que les administrateurs ou autres employés ont besoin de temps et d'informations complètes sur la réunion.
Le protocole de négociation est établi sur le même principe que tout document commercial.
Il est nécessaire d'indiquer la date de l'événement décrit, le numéro de document et la version complète du nom. Ce qui suit est une introduction, qui indique nécessairement la liste des participants et les principaux sujets de discussion.
Dans la partie principale, les informations sont généralement divisées en trois parties: «écouté», «parlé», «décidé». Dans la version complète du protocole, les mots de tous les orateurs sont cités mot pour mot. Dans certains cas, un extrait du protocole est dupliqué, reproduisant une certaine partie de celui-ci.
