Tout document analytique est un outil de catégorie de gestion qui vous permet de prendre la bonne décision. Le document présente un aperçu d'un sujet de recherche spécifique, avec des conclusions sur les résultats, indiquant les méthodes de leur mise en œuvre. Des informations peuvent être incluses dans la note sur les études et les résultats antérieurs.
Structure du document
Au niveau des actes réglementaires, la structure du document n'est pas définie, il n'y a pas d'exigences strictes pour sa préparation. Une certaine pratique s'est développée dans la paperasse, les points obligatoires suivants sont distingués:
- en-tête, titre du document;
- annotation;
- introduction;
- l'essence du problème décrit, c'est-à-dire la partie principale du document;
- conclusions et conclusion;
- Signature de l'auteur et date.
À la fin du document, après les conclusions, il peut y avoir une liste de la littérature utilisée, des rapports sur lesquels son auteur s'est appuyé lors de la rédaction de la note, et une liste des applications.
Chapeau et titre du document
Cette partie du document est préparée en stricte conformité avec les normes adoptées dans le flux de travail de l'entreprise.
Un exemple d'écriture de notes analytiques:
Le chef de la LLC ….
F.I.O.
(de) qui
Le chef de l'unité structurelle ….
F.I.O.
Note analytique
Si l'enregistrement de ces documents est prévu par le flux de documents interne, la date et le numéro sortant de la note sont apposés.
Annotation ou avant-propos
Ce paragraphe du document fournit une brève description de l'essence du problème. Si nous parlons de la communauté scientifique, alors le principal objectif et les méthodes qui ont été utilisés dans l'analyse des données peuvent être indiqués. Ce paragraphe de la note peut décrire les sources de données, la justification de leur utilisation. L'objectif stratégique, dont la réalisation a inspiré l'auteur du document à mener des recherches, doit être affiché.
Prenons l'exemple de la rédaction de notes analytiques.
Si le document concerne la gestion interne des documents, la préface peut être généralement courte:
… Sur les résultats de l'inventaire de l'entrepôt n ° …. réalisé … date …
ou
… Sur l'avancement des travaux prévus pour le trimestre en cours par le département … nom …
Si nous parlons de documents utilisés dans la communauté scientifique ou d'analyser un problème grave, la préface peut ressembler à ceci:
… Résumé: Au cours des 3 derniers mois, une analyse de la demande des consommateurs pour les voitures par leurs catégories et marques dans le magasin … le nom …
L'étude a été réalisée à l'aide d'une analyse multivariée classique. Les données sont résumées dans un tableau commun avec une évaluation de tous les facteurs sur une échelle de dix points. Selon les résultats de la recherche, le leader incontesté a été identifié … par le nom du véhicule …
Exemples de rédaction de notes analytiques sur le service commercial d'une entreprise:
… La société … nom … pendant 6 mois, une analyse des résultats du service commercial. En conséquence, un certain nombre d'écarts par rapport aux indicateurs prévus ont été identifiés avec les raisons possibles de leur apparition.
|
L'indicateur analysé |
le plan |
fait |
% écart |
raison |
|
Recettes monétaires provenant des ventes, RUB |
||||
|
Stocks en entrepôt ……….. |
La partie principale du document
Dans cette partie de la note, il est recommandé de respecter une certaine structure:
- Description du problème à analyser.
- Méthodes utilisées dans l'analyse.
Si le document s'avère en conséquence volumineux, il est possible de composer le contenu avec l'indication des numéros de page, des noms d'une certaine partie du document.
L'accent principal est mis sur les techniques d'analyse avec des conclusions préliminaires. Si certaines théories sont apparues au cours des travaux, elles sont exprimées dans le document. L'essentiel est que la structure de la partie principale du document ait une logique.
Prenons l'exemple de la rédaction de notes analytiques, une description de l'essence du problème.
Gestion d'entreprise …. J'ai contacté notre organisation en raison du fait qu'au cours des 2 dernières années dans le département des ventes il y a eu une baisse régulière des bénéfices. Au cours des négociations, il a été révélé qu'il n'y avait pas eu de diminution du nombre de clients, au contraire, au cours des 2 dernières années, leur nombre a augmenté de 20%. Dans le même temps, le chiffre d'affaires a diminué de 30%. Au cours de l'analyse des activités du service commercial, les méthodes suivantes ont été utilisées ……………..
La dernière partie, les conclusions
Note analytique d'une entreprise (des exemples sont dans cet article) ou d'un scientifique, la politique ne peut être sans conclusions. En outre, celui qui contient une prévision et des recommandations pour d'autres actions est considéré comme un document vraiment correctement rédigé. Et la construction de ces conclusions et recommandations ne devrait être basée que sur les recherches menées et les résultats obtenus en conséquence. Dans ce cas, les conclusions ne doivent pas être répétées, c'est-à-dire avec celles précédemment obtenues, qui sont énoncées dans la partie principale de la note.
La note analytique (exemples ci-dessous) ne doit contenir aucune contradiction, en particulier dans la dernière partie, une relation claire entre les conclusions et l'analyse doit être tracée dans le document. Pas de «discours» finaux qui ne sont pas justifiés par le texte ci-dessus, c'est-à-dire pas de conclusions personnelles.
Prenons un exemple de note analytique (exemple).
… Afin d'éliminer les pertes de ventes observées au cours des 2 dernières années, les mesures suivantes devraient être prévues:
|
Effet économique attendu |
À quelle date les événements doivent-ils avoir lieu |
Action requise |
Responsable |
Il n'est pas recommandé de tirer des conclusions sur plus d'une page A4.
Signature et demandes
A la fin du document, la position et le nom complet (avec décodage) de l'auteur sont obligatoirement enregistrés. Si l'analyse a été effectuée par plusieurs personnes, elles doivent être indiquées. La date de rédaction de la note et de la signature est apposée. Si le document est conçu pour un large éventail de personnes ou est transféré vers une autre unité structurelle de l'entreprise, vous pouvez spécifier les coordonnées des contacts.
Les notes analytiques (exemples que nous avons examinés) peuvent avoir des applications. Il s'agit de documents supplémentaires qui peuvent contenir des graphiques et des données intermédiaires, une liste de termes utilisés ou des formules de calculs utilisées par l'auteur. Vous pouvez spécifier une liste de références, dont les informations ont constitué la base de l'analyse.
