Le procès-verbal de la réunion est un document reflétant toutes les décisions importantes de cet événement. Une rédaction incorrecte, tant du point de vue du sens que de la conception, peut faire en sorte qu'elle soit contestée par les participants à la réunion. En outre, il existe un risque potentiel de prendre des décisions de gestion incorrectes si le procès-verbal de la réunion de production contient des informations trompeuses. L'organiser correctement aidera un ensemble de recommandations simples.
Le texte de ce document contient généralement deux parties: introduction et principal. Le procès-verbal de la réunion (sa première moitié) comprend une description des principaux paramètres de l'événement: position, nom complet participants, président et secrétaire. Lorsque l'une des personnes présentes a un statut spécial (invité, expert, observateur, etc.), cela est également noté dans le document. Si de nombreuses personnes ont assisté à la réunion, le procès-verbal de la réunion peut contenir des informations à leur sujet sur une feuille séparée, ce qui est une application indissociable du document. La section d'introduction se termine par un ordre du jour qui contient une liste de questions abordées. Il est souhaitable de les classer par ordre d'importance, cependant, d'autres facteurs peuvent affecter la place dans la liste des questions. Par exemple, la structure de l'ordre du jour peut dépendre de la relation logique d'une partie de ses problèmes ou de l'emploi des personnes participant à l'événement. Le document lui-même est signé sur papier à en-tête de l'organisation (son unité), il doit être indiqué lors de la réunion.
Le procès-verbal de la réunion, dans sa partie principale, doit correspondre à celui de l'introduction. En particulier, ses points devraient être classés dans le même ordre qu'à l'ordre du jour. L'algorithme de construction d'un texte qui capture des informations sur chaque point de l'ordre du jour est le suivant: «écouté», «pris la parole», «décidé». La règle principale de cette partie du protocole est qu'elle ne doit pas se transformer en une sorte de transcription.
En particulier, le sous-point «écouté» décrit qui était l'orateur principal sur la question, ce qu'il a suggéré à la suite de son discours. Pour les intervenants, les participants indiquent également qui a dit ce qu'ils proposaient. La décision fixe la position finale de la majorité des participants à la réunion. S'il a été adopté par vote, il sera alors indiqué combien de personnes étaient pour, combien étaient contre, ainsi que le nombre d'abstentions. Selon l'importance des questions discutées, les noms complets peuvent être répertoriés. les gens qui ont pris telle ou telle position.
Le protocole de la réunion est établi par le secrétaire, le document lui-même est signé par l'exécutif et le président de la réunion. Les sources d'information pour sa compilation sont des ébauches manuscrites, des notes prises à l'aide d'un enregistreur vocal, des transcriptions. Si la résolution des problèmes identifiés au cours de la réunion nécessite l'autorisation d'un haut fonctionnaire qui n'a pas participé à la réunion, une approbation supplémentaire peut être fournie pour les décisions de ce chef. Le protocole signé et enregistré peut être envoyé à la fois sous la forme d'un document unique et sous forme d'extraits pour les fonctionnaires, auxquels ne s'applique qu'une partie des questions.
