Un événement signifie une réunion planifiée et tenue avec la participation d'un groupe de personnes: un jour férié, une réunion d'affaires, un événement sportif, une fête d'enfants, une campagne publicitaire, etc. Étant donné que l'événement est le plus souvent assisté par un grand nombre de participants, il est extrêmement important de veiller à la sécurité de toutes les personnes invitées, ainsi que qu'ils étaient confortables, personne ne s'ennuyait, il n'y avait rien à redire sur le menu, la performance des artistes, la conception de la salle de réunion, etc. Afin d'éviter les mauvaises surprises, il fallait faire attention Mais pour se préparer.
La préparation de l'événement commence par la planification. Il vaut mieux se soucier de la façon de planifier l'événement à l'avance. Plus il reste de temps jusqu'à une date importante, plus il y a d'occasions de réfléchir, de peser, d'éviter les erreurs et les commentaires négatifs des participants. Les plans sont élaborés en fonction des spécificités de l'événement, mais il existe des recommandations générales pour la planification.
Que planifier
Tout d'abord, l'objectif. Aucun événement n'est organisé comme ça. Les dirigeants d'entreprise veulent obtenir certains résultats: la formation d'une culture d'entreprise, la promotion des biens sur le marché, l'expansion des plateformes pour les entreprises, le rassemblement des employés, la célébration de l'anniversaire (reconnaissance officielle de ses mérites à l'entreprise), etc. L'essentiel est que l'objectif soit concret, clairement formulé et réalisable.. Avec le but, le type d'événement est également déterminé (buffet, pique-nique, vacances au parc aquatique, etc.).
La prochaine étape de la planification est le budget. Peu importe les efforts de l'organisateur, il ne sera pas possible de réaliser toutes les idées créatives si le budget ne le permet pas. Par conséquent, avant de décider comment élaborer un plan d'action, vous devez décider des finances.
Les éléments suivants sont pris en compte:
- nombre et sexe des convives (nécessaire à l'élaboration du menu, sélection des boissons);
- lieu de l'événement;
- conception et équipement technique;
- transport (si l'événement est absent);
- prise de vue photo et vidéo;
- invitation de l'hôte, artistes;
- prix et cadeaux;
- Couverture médiatique de l'événement (si nécessaire).
Questionnaires
Après avoir clarifié les problèmes ci-dessus, vous pouvez commencer à compiler des questionnaires pour les invités. Ainsi, il sera plus facile de prendre en compte les souhaits des invités. Selon les résultats de l'enquête, vous devrez peut-être apporter des ajustements au plan et à l'estimation. Nous proposons une liste approximative de questions:
- Envisagez-vous d'assister à l'événement?
- Si vous ne prévoyez pas d'assister à l'événement, pour quelle raison?
- Comment avez-vous découvert l'événement?
- Comment s'est déroulée l'inscription à la participation à l'événement (très simple, simple, sans aucun problème, avec des difficultés mineures, des difficultés)?
- Avez-vous des souhaits au menu?
- Qui paiera pour votre participation à l'événement?
- Quels sujets, questions de discussion vous intéressent?
- Avez-vous des questions sur l'événement, lesquelles?
- Avez-vous des questions pour l'hôte de l'événement, lesquelles?
- Comment aimeriez-vous recevoir des informations sur l'événement (adresse, email, téléphone)?
- Autre
Les questions sont ajustées en fonction du type et du contenu de l'événement. L'essentiel est de rédiger un questionnaire pour que l'organisateur reçoive toutes les réponses qui l'intéressent. Cela permettra de déterminer comment élaborer un plan d'action, afin d'éviter toutes sortes de malentendus. Ainsi, les partenaires commerciaux musulmans lors du banquet ne toucheront pas au porc (ce qui signifie que le menu devrait inclure des plats à base de poulet, de dinde), et les blagues de la principale fête d'entreprise peuvent sembler drôles à certaines personnes. Bien sûr, l'enquête doit être anonyme.
Une fois les informations recueillies, l'employé passe directement à la préparation du plan.
Comment planifier un événement: un exemple
Le formulaire de plan est développé conformément à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasse. " Traditionnellement, le plan énumère les types de travaux pour la préparation et la conduite de l'événement, les délais et les responsables. Au début du document doit être indiqué le nom de l'organisation et le type de document à approuver, la date, le numéro et le lieu de préparation du document, le cachet d'approbation. Rédaction séparée des documents financiers, feuilles d'approbation et familiarisation avec le document. Sous la forme d'un diagramme, il ressemble à ceci:
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J'approuve --------------- --------------- (position du chef d'entreprise) ------------------------------------- (Nom complet) (signature) |
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Plan d'action pour la préparation et la conduite -------------------------------------------------- ---- (nom de l'événement) |
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Date: Lieu: Le but de l'événement: |
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| Non. | Types de travaux | Délais | Responsable |
| 1. | Création du comité d'organisation | 15/12/2014 | Nom complet |
| 2. | Elaboration d'un programme culturel | 15/12/2014 | Nom complet |
| 3. | … | ||
Le plan peut également inclure des colonnes «résultats» et «notes».
Le plan établi est discuté avec la direction de l'entreprise, approuvé et communiqué aux salariés. Les personnes responsables apposent leur signature sur la feuille de familiarisation et reçoivent une copie du plan. Après cela, la question: "Comment élaborer un plan d'action?" considéré comme fermé.
En règle générale, les événements ont lieu plusieurs fois par an, de sorte qu'un gestionnaire d'événements ou un autre spécialiste doit établir un plan d'action annuel. Comment élaborer un plan d'action pour l'année?
Plan annuel
Avant de procéder à la préparation du plan annuel, vous devez analyser les activités de l'entreprise pour l'année écoulée. Sur la base des résultats des travaux analytiques, un rapport est compilé, dont le contenu fixera des objectifs pour les 12 prochains mois. Les événements organisés au cours de la nouvelle année civile viseront précisément à atteindre ces objectifs.
Les événements sont planifiés par mois. Combien d'événements à organiser chaque mois - l'entreprise décide. Tout dépend des objectifs et des problèmes urgents. Des activités ponctuelles, périodiques et en cours sont envisagées. Les événements ponctuels comprennent notamment l'achat de matériel auprès d'une entreprise étrangère. L'événement en cours a également lieu une fois, mais prend plus de temps. Les événements périodiques sont répétés à un intervalle de temps spécifique. Cela peut être le développement du personnel (conférences, séminaires, webinaires), le développement et la mise en œuvre de projets, des événements d'entreprise et plus encore. Tous les événements doivent être logiquement cohérents entre eux sur la faisabilité, le sujet et le calendrier de l'événement.
Formulaire de plan annuel
Le plan annuel est établi sous la forme d'un plan de travail général ou d'un calendrier. Parfois, les deux options sont appropriées (par exemple, si les artistes travaillent dans différentes organisations). Examinons ces types de plans plus en détail.
Dans le plan annuel général, le numéro de série, le nom de l'événement, les délais, les résultats, les dirigeants et une note sont notés. Le chapitre «Résultat» indique le produit des activités des spécialistes: un schéma de processus ou de mécanisme, un projet achevé, un rapport, un ensemble de documents, etc.
| Non. | Nom de l'événement | Résultats | Délais | Interprètes | Remarques | ||||
| Commencer | Fin | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Conférence internationale | Collection de résumés | 15/01 | 17/01 | Nom complet | Nom complet | Nom complet | Les étudiants des universités spécialisées sont impliqués | |
| 2. | Présentation d'une nouvelle variété de fromages | Rapport sur la présentation d'une nouvelle variété de fromages | 16.02 | 02.17 | Nom complet | Nom complet | Nom complet | Les technologues d'entreprises sont impliqués | |
| 3. | … | ||||||||
Lors de la compilation d'un calendrier, les activités sont indiquées pour chaque mois. La jonction entre le nom de l'événement et le mois est repeinte. Un document peut ressembler à ceci:
| Non. | Nom de l'événement | Résultats | Interprètes | 2014 année | Remarques | ||
| Janvier | Fevrier | Mars | |||||
| 1. | Conférence internationale | Collection de résumés |
LLC OJSC CJSC |
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| 1.1. | Préparation d'une newsletter | Lettre d'information | Chef de bureau | ||||
| 2. | Présentation d'une nouvelle variété de fromages | Rapport sur la présentation d'une nouvelle variété de fromages | |||||
| 2.1. | Préparation de brochures | Flyers | Département marketing | ||||
En plus du plan annuel, une justification des mesures, des formulaires de notification et de contrôle, ainsi que des annexes sont en cours d'élaboration. Les applications comprennent:
- dossiers financiers;
- plan de communication, soutien à d'autres événements;
- analyse des risques.
Tous les plans ci-dessus sont pour les adultes. Mais divers événements ont lieu avec des enfants. Les schémas de création de plans pour les gars sont à peu près les mêmes, mais il existe certaines fonctionnalités.
Comment faire un plan d'action pour les enfants
L'événement pour les jeunes citoyens diffère de celui pour les adultes, principalement, l'orientation éducative et (ou) d'amélioration de la santé. Les enseignants responsables, psychologues, artistes, bibliothécaires, conseillers dans les camps de santé et autres spécialistes travaillant avec des enfants sont nommés. Les spécificités de l'événement dépendent de l'âge des enfants et des tâches définies. Considérez les caractéristiques de la planification d'événements dans un préscolaire, une école, une bibliothèque et un camp de loisirs.
Préscolaire
Les activités de la maternelle font partie du plan annuel. Prévu pour:
- matinées (dates thématiques et jours fériés);
- vacances sportives;
- jours et semaines de santé (inclure diverses activités);
- réunions de parents, etc.
Pour chacune de ces activités, un plan ou scénario est élaboré, approuvé par la responsable et convenu avec son adjoint. Indiquez le nom de l'événement, le but, les tâches, l'heure et le lieu de l'événement, l'équipement, l'inventaire, le déroulement de l'événement (dans le script) et les responsables. Voici un exemple de conception d'un plan d'action pour la Journée de la santé:
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J'affirme: chef de --------------- (Nom complet) "____" ______________ 2014 |
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D'accord: Directeur adjoint de l'OIA ------------------------------ (nom complet) "____" ______________ 2014 |
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| Plan d'action de la Journée de la santé (date) | |||
| Heure et lieu | Nom de l'événement | Le groupe | Responsable |
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8h00 - 8h30 Terrain de sport |
Gymnastique du matin | Tous les groupes | Éducateurs de groupe |
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10h00 -10h30 Salle de sport |
Courses de relais | Groupe senior | Instructeur d'éducation physique, éducateur de groupe |
| … | |||
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15h00 - 15h20 Piscine |
Loisirs sportifs "Neptune est venu vers nous" | Groupe intermédiaire | Moniteur de natation, infirmière, éducatrice de groupe |
| Pendant la journée | Reportage photo de la journée de la santé | Tous les groupes | Professeurs de groupes, assistants enseignants |
En fonction des spécificités de l'événement, les résultats escomptés peuvent être indiqués (réduction de l'incidence des élèves, formation d'idées sur un mode de vie sain chez les enfants, augmentation du niveau de culture pédagogique des parents, etc.).
Le scénario de l'événement pour les enfants d'âge préscolaire est des jeux, des performances basées sur des contes de fées, des tours de magie, des attractions. Il est important que les vacances soient intéressantes, amusantes, dynamiques et, surtout, utiles pour les enfants.
L'école
Des activités pour les étudiants sont prévues pendant l'année scolaire et pendant les vacances. Les plans d'action sont compilés par le chef d'établissement, le professeur de classe, le professeur d'éducation physique, le professeur organisateur et le psychologue. Les plans élaborés par les enseignants sont vérifiés et approuvés par le chef d'établissement. Les buts et objectifs de l'événement sont prévus, les résultats attendus, les responsables sont nommés. Lors de l'élaboration des plans, l'âge des enfants, leurs intérêts, les problèmes dans la classe (performances scolaires, comportement, relations dans l'équipe, etc.), ainsi que les facteurs objectifs (saison, type d'établissement, notamment terrain, climat, etc.) sont pris en compte, dates mémorables. Conformément à cela, des événements sont organisés sur les thèmes de «Chevaliers et princesses», «Connaissance du théâtre musical», «Vacances d'été», «Ils se sont battus pour la patrie» et autres. L'essentiel est que les enfants soient intéressés. Les étudiants eux-mêmes participent également à la préparation et à la planification de l'événement. Comment faire un plan d'action? L'échantillon est présenté dans le tableau.
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J'approuve Directeur n ° --------------------------- (nom complet) |
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| Plan éducatif des vacances d'automne | ||||
| Non. | Événement | Date | Classe | Le temps |
| 1. | Visite au Théâtre de la comédie musicale | 28/10/2013 | 11 | 16 h 00 |
| 2. | Opération Cure a Book | 29/10/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Bibliothèque pour enfants
Le personnel de la bibliothèque veille à ce que les enfants lisent davantage et aiment les livres. A cette fin, des soirées littéraires, des quiz, des ventes aux enchères, etc. sont organisés Comment élaborer un plan d'action dans la bibliothèque? Ce travail se déroule en plusieurs étapes. Le thème de l'événement est sélectionné, son objectif et son ciblage par âge sont déterminés. En fonction de l'âge des participants, des œuvres littéraires sont sélectionnées, un scénario est rédigé.
Les bibliothécaires n'oublient pas la publicité: affiches, dépliants, invitations sont faites. Un point important est la préparation de matériel illustratif. L'événement lui-même est enregistré, analysé et promu dans les médias. Le formulaire du plan pourrait ressembler à ceci:
| Non. | Formulaire d'événement | Nom de l'événement | Le public | Date |
| 1. | Pageant | Saint Valentin | Élèves du secondaire | 14/02 |
| 2. | Soirée de questions et réponses | "Qui sait plus d'histoires?" | Enfants d'âge préscolaire et primaire | 18/03 |
| 3. | … |
